Von Megan Amdahl / 6 Feb 2020 / Themen: Beschaffung Belegschaft
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich intensiv mit Finanzplanung, Kostenreduktion und Prozessoptimierung. Und als Führungskraft betrachte ich Technologie durch die Optimierungsbrille. Um dies zu erreichen, liegt mein Fokus auf der Automatisierung von Prozessen.
Wie kann Automatisierung genutzt werden, um Prozesse zu vereinheitlichen und Kosten zu reduzieren? Wie kann Technologie den manuellen Aufwand eliminieren und Mitarbeiter dabei unterstützen, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen, damit sie sich auf höherwertige Aufgaben fokussieren können?
Ein großartiges Beispiel dazu bot eine internationale Hotelkette und langjähriger Kunde der Insight. Wir arbeiteten bereits im Rahmen verschiedener Technologieprojekte zusammen, aber als sie uns sagten, ihr weltweit zweitgrößtes Hotel beschäftigte 12 Personen, um den Einkauf nur für diesen einen Standort abzuwickeln, konnte ich es kaum glauben.
Der Grund? Sie nutzen noch veraltete Beschaffungsmodelle, die für die Mitarbeiter stundenlangen manuellen Aufwand bedeuteten.
Dies war auf verschiedenen Ebenen problematisch. Nicht nur versanken die Mitarbeiter in Arbeit; die manuellen Arbeitsschritte ließen auch zu viel Raum für Fehler. Zudem war ein kompliziertes Ausgaben-Reporting aufgesetzt, das nur wenig Transparenz schaffte und die Umsetzungszeit von Anforderung bis Bereitstellung verlängerte.
Aufgrund unserer gewachsenen Beziehung zu dieser Hotelkette vertrauten die Verantwortlichen darauf, mit Insight ihre althergebrachten Prozesse sowohl für die Hardware- als auch Softwarebeschaffung in ein modernes E-Procurement Umfeld zu überführen.
Dies half ihnen, vier zentrale Ziele zu erreichen:
Die 12 Mitarbeiter, die vormals mit arbeitsintensiven Aufgaben rund um die IT Beschaffung gebunden waren, können nun größere, strategisch weiterführende Projekte für das Unternehmen übernehmen.
Doch der E-Procurement Prozess ist viel mehr als nur Produktbeschaffung. Die Automatisierung, die mit E-Procurement einhergeht, kann über viele Organisationsebenen hinweg Wellen schlagen und eine umfassende Optimierung initiieren.
Die Effizienzgewinne, die die Hotelkette durch die E-Procurement Plattform erzielte, waren nur die Spitze des Eisbergs. Der Schritt zu einem E-Procurement Prozess mit nur einem Lieferanten half zudem dabei, IT Konfiguration und Bereitstellung zu optimieren.
Die gesamte IT Infrastruktur der Hotelkette läuft über Insight — und Automatisierung ist das Rückgrat unserer Geschäftsbeziehung. Sie vertrauen uns bei der Konfiguration ihrer Server Workstations, Netzwerk-Switche und Router sowie Standard Asset Tagging.
Endgeräte beispielsweise werden getaggt und laufen über deren Insight-Konto, das automatisch eine Benachrichtigung an das Hotel absetzt, sobald ein Artikel versandt wird. So wissen sie im Voraus, welche Assets zu welchem Standort unterwegs sind, und können sicherstellen, dass sie proaktiv in deren Datenbank erfasst werden.
Automatisierung und E-Procurement sind essenzielle Tools, um Unternehmensprozesse zu optimieren und Budgets zu kontrollieren. And nothing thrills me more than to see employees freed from busy work and able to apply their unique skills in a higher-value capacity — helping the business thrive.
Senior Vice President, Client Experience and North America Chief Operating Officer, Insight
Megan is a leader with more than 10 years of diverse experience in financial planning and analysis, cost reduction, process improvement and technical accounting.
