Article Warum moderne Unternehmen FinOps und IT Asset Management aus derselben Perspektive betrachten sollten

Unternehmen verlassen sich bei der Überwachung und Verwaltung ihrer IT-Ausgaben traditionell auf das IT-Asset-Management. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Prozessen und Praktiken, mit denen sichergestellt wird, dass die Anlagen effizient eingesetzt, gewartet, auf dem neuesten Stand gehalten und bei Bedarf sicher entsorgt werden.

Mit der zunehmenden Abhängigkeit von der Cloud wird nun auch die Kontrolle der Ausgaben zu einer wichtigen Priorität. Obwohl die Verlagerung in die Cloud die IT-Ausgaben insgesamt senken kann, ist dies für viele Unternehmen nicht unbedingt die Realität, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen zu viel bezahlen.

Laut Gartner werden bis 2024 60 % der Unternehmen den Verbrauch ihrer Cloud-Infrastruktur und Plattformdienste unterschätzen, was zu höheren Kosten und verpassten Optimierungsmöglichkeiten führt.¹

Warum ist die Kontrolle der Cloud-Ausgaben so schwierig?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Kontrolle der Cloud-Ausgaben so schwierig ist:

• Nicht Cloud-native Anwendungen
  Wenn eine bestehende On-Premise-Anwendung in die Cloud verlagert werden soll, sollte sie idealerweise neu entwickelt werden, um sicherzustellen, dass sie vollständig für eine Cloud-Umgebung optimiert ist. In der Eile der Digitalisierung nehmen viele Unternehmen jedoch einfach bestehende Lösungen und verlagern sie in die Cloud, was ihre Cloud-Dienste teurer macht.
• Autonomie der Entwickler bei der Cloud-Nutzung
  In vielen Unternehmen sind die Entwickler dafür verantwortlich, wie und wo die Cloud genutzt wird. Der schnellste und einfachste Weg, eine Anwendung zu entwickeln, kann auch der teuerste sein. Oft sind sich die Entwickler einfach nicht der Kostenfolgen bewusst, die sich daraus ergeben, wie und wo sie Cloud-Dienste nutzen, was zu einem erheblichen "Rechnungsschock" für das Unternehmen führen kann.
• Mangelnde Sichtbarkeit
  Viele Unternehmen haben auch keinen Überblick über ihre Cloud-Ausgaben und sind sich einfach nicht bewusst, wie oder wo die Kosten in die Höhe schnellen. Da IT-Abteilungen immer mehr zu dienstleistungsorientierten Geschäftsfunktionen werden, ist es unerlässlich, dass Cloud- und andere IT-Kosten einer Kostenstelle zugeordnet werden können. Dazu müssen die richtigen Messinstrumente und -prozesse vorhanden sein.
• Veränderte Managementmodelle
  Herkömmliche Finanzmanagementansätze für IT-Finanzierung und -Beschaffung stoßen bei der Cloud an ihre Grenzen. In der Vergangenheit war für die IT-Infrastruktur eine Kapitalplanung und eine vierteljährliche Budgetierung erforderlich. Jetzt müssen die Unternehmen ihre Cloud-Ausgaben auf einer detaillierten und kontinuierlichen Basis überwachen. Laut IBM "wird das Finanzmanagement in einer neuen hybriden Cloud-Umgebung zu einer integrierten Funktion der wirtschaftlichen Entscheidungsfindung des Unternehmens. Die alte, siloartige Arbeitsweise zwischen Infrastruktur-, Entwicklungs- und IT-Finanzteams funktioniert nicht mehr.“²

Wie kann FinOps helfen?

FinOps ist ein neuer Ansatz für das Finanzmanagement in der Cloud, der sich vor allem als Lösung für die Kontrolle der Cloud-Ausgaben entwickelt hat.

Er besteht aus mehreren Kernkomponenten:

• Sichtbarkeit und Einblicke
  Bei FinOps geht es darum, die richtigen Tools und Systeme zu haben, um den Cloud-Verbrauch zu messen und darüber Bericht zu erstatten - damit es am Ende des Monats keine Überraschungen gibt.
• Regelmäßige Optimierung
  FinOps ist von Natur aus agil, und da sich die Technologie ständig ändert, müssen Unternehmen bereit sein, ihren Managementansatz zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass er stets den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
• Prozesse und Verfahren
  Das Wichtigste bei FinOps ist, dass das Unternehmen neue Prozesse und Verfahren einführt, die festlegen, wie und wo die Cloud genutzt werden soll - wobei die Entwickler besonders auf ihre Cloud-Ausgaben achten müssen. Dies kann Prozesse für die Erstellung von Code, die Kennzeichnung, die Verknüpfung und vieles mehr umfassen.
• Kultur und Gewohnheiten
  Bei FinOps geht es auch darum, eine neue Kultur und einen neuen Ansatz innerhalb des Unternehmens zu etablieren und neue Gewohnheiten in Bezug auf Technologie und deren Nutzung zu fördern. 

FinOps kann die Optimierung der Geschäftsausgaben, die Aushandlung von Vertragsbedingungen mit Hyperscale-Cloud-Anbietern, die Skalierung von Vereinbarungen nach oben oder unten oder die effektive Vorplanung einer Workload-Migration beinhalten.

Wie ähnelt FinOps dem IT Asset Management?

Optimierung der Geschäfts- und Verbrauchskosten

Sowohl FinOps als auch das IT-Asset-Management zielen darauf ab, die IT-Ausgaben eines Unternehmens in zwei spezifischen Bereichen zu optimieren: im kommerziellen Bereich und beim Verbrauch.

Bei FinOps kann die Optimierung der kommerziellen Ausgaben darin bestehen, Vertragsbedingungen mit Hyperscale-Cloud-Anbietern auszuhandeln, Vereinbarungen nach oben oder unten zu skalieren oder eine Workload-Migration effektiv vorzuplanen.

Beim IT-Asset-Management kann es sich um die Zusammenlegung von Verträgen zur Erzielung von Skaleneffekten handeln, um die Auswahl optimaler Softwarelizenzmodelle, die zu den jeweiligen technologischen Anwendungsfällen passen, oder um die Investition in das Know-how von Softwareherstellern zur Unterstützung bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen.

In Bezug auf die Nutzung konzentriert sich FinOps in der Regel auf Dinge wie das Abschalten ungenutzter Ressourcen, die Einführung von Zeitplänen oder - in komplexeren Szenarien - die Einführung einer organisatorischen Tagging- und Reporting-Strategie oder die Implementierung von Workload Right-Sizing. Auf fortgeschrittenem Niveau kann es auch die Neugestaltung oder das Refactoring von Anwendungen beinhalten.

Unter dem Gesichtspunkt der Verbrauchskontrolle umfasst das IT-Asset-Management in der Regel die Verhinderung des Erwerbs von Softwarelizenzen, wenn vorhandene Software wiederverwendet werden kann; die Empfehlung an die Mitarbeiter, kostengünstigere Software zu verwenden, die vom Unternehmen genehmigt wurde; die Reduzierung nicht lizenzierter Software, um die Risiken im Zusammenhang mit Software-Compliance-Audits zu verringern, oder Entscheidungen über das Anwendungsdesign, die lizenzoptimiert sind.

„Rückverrechnung" ermöglichen

Da die IT immer mehr zu einer "Dienstleistung" für das Unternehmen wird, wird es immer wichtiger, dass die IT-Ausgaben aufgeschlüsselt und den Abteilungen innerhalb des Unternehmens in Rechnung gestellt werden. Auch wenn die Rückverrechnung nicht oder nur teilweise unterstützt wird, ist es wichtig, dass man nachweisen kann, wo die Kosten angefallen sind, damit das Unternehmen nachvollziehen kann, wo und in welchem Umfang der Verbrauch stattgefunden hat.

Sowohl das IT-Asset-Management als auch FinOps sind in der Lage, dem Unternehmen eine granulare Transparenz zu bieten, um dies zu unterstützen. Beim IT-Asset-Management beinhaltet dies in der Regel die Zuweisung von Software und Hardware an die Endbenutzer durch einen manuellen Zuweisungsprozess, der durch IT-Asset-Management-Tools erleichtert werden kann. Bei FinOps wird diese Disziplin "Tagging" genannt. In beiden Fällen müssen Strategien, Richtlinien und unterstützende Geschäftsprozesse definiert werden, um effektiv zu sein.

Verbesserte Zusammenarbeit

Idealerweise sollten sowohl das IT-Asset-Management als auch FinOps eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern fördern, da sie stark in zahlreiche bestehende Geschäftsprozesse integriert sind. Nur wenn sie den voneinander abhängigen Interessengruppen effektive Berichte und unterstützende Ergebnisse liefern, werden sie geschätzt und aufrechterhalten.

Wenn sie zusammenarbeiten, können FinOps und IT-Asset-Management Unternehmen einen sehr nahtlosen und umfassenden Überblick über ihre Technologie-Infrastruktur bieten. Eine konsolidierte Ansicht kann dem Unternehmen auch eine einzige Governance-Ebene innerhalb eines Rahmens bieten, der darauf ausgelegt ist, ein einheitliches Ergebnis zu erzielen.

Warum nutzen nicht mehr Unternehmen eine konsolidierte Sichtweise von FinOps und IT Asset Management?

Zugegebenermaßen gibt es einige Unterschiede zwischen FinOps und IT-Asset-Management:

• FinOps ist auf die Cloud fokussiert und hat nichts mit der Optimierung physischer, vor Ort befindlicher Software oder Hardware zu tun - was ein Hauptaugenmerk des IT-Asset-Managements ist.
• FinOps konzentriert sich in der Regel auf etablierte Infrastruktur- oder Plattform-Cloud-Assets, und obwohl es Tagging unterstützt, liegt der Fokus oft eher reaktiv als proaktiv.
• FinOps macht es erforderlich, den Verbrauch in Minuten und Stunden zu messen, während das IT-Asset-Management in der Regel in Lizenz- oder Kaufzyklen gemessen wird und durch Gelegenheiten zur Größenanpassung ausgelöst wird.
• Das IT-Asset-Management ist oft isoliert. IT-Asset-Management und DevOps-Teams arbeiten nur selten zusammen.

Dennoch sind die übergreifenden Prinzipien von FinOps und IT-Asset-Management im Wesentlichen sehr ähnlich - und es ist für moderne Unternehmen sehr sinnvoll, sie aus derselben Perspektive zu betrachten.

Beide zielen darauf ab, das Unternehmen bei der Erzielung einer optimalen Investitionsrendite für IT-Ausgaben zu unterstützen, und beide liefern detaillierte Informationen, die den IT-Betrieb unterstützen und dem Unternehmen einen besseren Überblick über seine IT-Ausgaben verschaffen sollen.

Wenn FinOps und IT-Asset-Management zusammenarbeiten, können Unternehmen einen nahtlosen und umfassenden Überblick über ihre technologische Infrastruktur erhalten. Eine konsolidierte Ansicht kann dem Unternehmen auch eine einzige Governance-Ebene um 

Wie kann Insight helfen?

Insight verfügt über umfassende Erfahrung in den Bereichen FinOps und IT Asset Management. Unser Expertenteam kann Ihnen helfen, die Prozesse und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Sie benötigen, um Ihre Ausgaben zu optimieren und die Rendite Ihrer Technologieinvestitionen zu verbessern - sowohl vor Ort als auch in der Cloud.

Unsere FinOps-Expertise hat dazu beigetragen, dass Gartner uns in seinem jüngsten Software Asset Management Managed Services Magic Quadrant (der auch FinOps abdeckt) als "Visionär" eingestuft hat.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen seinen Ansatz für FinOps und IT-Asset-Management konsolidieren kann, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf

¹Gartner, Magic Quadrant for Software Asset Management Managed Services, July 2022

²IBM, Increasing cloud costs: CIO Guide, August 2022

³Gartner, Magic Quadrant for Software Asset Management Managed Services, July 2022